Choisir le partenaire adéquat pour votre organisation constitue un élément clé dans la concrétisation de vos ambitions, tout en respectant les contraintes financières et juridiques, et en faisant face à la pression concurrentielle.

L’absence d’un processus robuste lors d’un appel d’offres peut entraîner des opportunités manquées, des inefficacités et des défis juridiques potentiels, sans oublier le risque de sélectionner des partenaires inappropriés à long terme.

Ayant nous-mêmes traversé ce processus, nous avons méticuleusement documenté notre méthodologie et créé un programme pour soutenir nos clients avec un maximum d’impartialité.

PRÉPARATION DE L'APPEL D'OFFRES ET DE LA TRANSITION

Avant de soumettre l’appel d’offres aux partenaires potentiels, nous organiserons une réunion avec vous pour nous assurer de prendre en compte toutes vos exigences et vos besoins. Cette étape nous permettra également de bien comprendre les divers flux de travail qui seront impliqués pour garantir une transition fluide. Nous allons :

  • Identifier les besoins de l’entreprise ainsi que ses points de friction lors d’un atelier ;
  • Examiner le modèle opérationnel actuel de l’agence et mettre en évidence les défis opérationnels liés à la transition ;
  • Aider à rédiger/examiner les demandes de renseignements et les appels d’offres pour s’assurer que tous les besoins de l’entreprise sont pris en compte ;
  • Élaborer un modèle de notation ;
  • Construire un modèle financier pour analyser les propositions des agences à venir.

PENDANT L'APPEL D'OFFRES

Nous ferons partie intégrante de votre équipe et nous vous soutiendrons au cours du processus d’évaluation :

  • En participant aux réunions, en prenant des notes et en vous aidant à préparer des questions clés pour évaluer les agences ;
  • En collaborant avec votre équipe d’approvisionnement pour comprendre la structure des coûts de l’agence ;
  • En procédant à un examen approfondi des technologies utilisées par les agences ;
  • En élaborant un tableau comparatif des agences, mettant en lumière leurs points forts et faiblesses respectifs ;
  • En mettant en œuvre une campagne test en direct entre les deux agences présélectionnées et en auditant leur efficacité d’exécution.

APRÈS L'APPEL D'OFFRES

La phase de transition est fréquemment sous-estimée lors d’un changement d’agence. Les annonceurs peuvent être confrontés à des conséquences négatives lorsqu’une nouvelle agence prend le relais, notamment des retards dans l’activation du plan média et de la campagne, une baisse de performance due aux différentes approches d’optimisation entre les agences, voire l’annulation de campagnes en raison de difficultés d’accès à la technologie.

Nous pouvons agir en tant que médiateur neutre pour assurer une transition harmonieuse et éviter toute période de perturbation en :

  • Facilitant la transition entre les comptes technologiques ;
  • Documentant l’intégration et le désengagement des agences ;
  • Définissant le flux de travail et les responsabilités (RACI).